【年末調整】必要書類の保管と記入に悩まないためにしていること

ずぼら整理収納アドバイザーの山岡さくらです。

今年も年末調整書類が会社から届いている頃ですね。
私も派遣会社から届いたり、夫も会社から配布されて持ち帰ったり。

そしてそのために、早ければ夏の終わり頃に保険の証明書が届きます。

どこやったっけ？って焦らないために、私はすべてまとめて保管。
書類が来たらサクッと記入して提出します。

保険料証明書の保管

実際の年末調整の時期よりもかなり早く届く証明書。
しかも私の分は年末調整を行わず、確定申告するため来年まで使いません。

その辺に適当にしまってしまったら・・・
あれ？どこやったっけ？
なんて事態になりかねない重要書類。

「郵便物」というくくりでまとめてしまうと、埋もれてしまう可能性もあります。

届いたら開封して、必要なものを出してクリアケースへ。
この時点で明らかに不要なものが一緒に入っていれば処分してしまいます。

リビングに置いている未処理書類ボックスに、クリアケースごと入れてあります。
すべてここにまとまっているので、なくすことはありません。

記入方法がわかりにくい書類はコピーを保管

こちらは今年の分。
私の所得が給与とそれ以外の両方あって、控除額の計算とか、毎回悩むのです。
なので記入が終わったらコピーして保管しています。
来年はコピーを見ればだいたいわかるので、金額が変わっても記入に悩まずに済みます。

10月分までは給与もそれ以外の所得もすでに全部まとめてあったので、残り2ヶ月分を足してさっさと記入を済ませ、夫に渡しました。

こちらは昨年のもの。
あえて、計算した金額を書いた付箋も一緒に残して、なにをどこに書いてあるのかがすぐにわかるようにしてあります。

今年は給与が少なく、控除額を引いたら0円になったので、あえて昨年のものもまだ保管することにしましたが、通常は1年分だけ保管。

保管場所は寝室のクローゼット内。
普段使うものではなく、年に1度確認するために使うだけなので、保管しておけば良い他の書類と一緒に。

家庭内でも紙もの、書類の類は結構いろいろありますよね。
頻繁に使うものや、これから処理しなくてはいけないものと一緒にしてしまうと、わかりにくくなってしまうので、頻度でわけて収納しておくのがオススメ。

おおまかにでも分類して保管しておく

書類収納に困っている、というお客様によく出会います。

どう分類したら良いかわからない、とか
どこに保管すれば良いかわからない、とか
数が多すぎてもうわからなくなっている、とか

悩みが尽きない書類収納。

分類の仕方はご本人がわかりやすいものがベストです。
取説、保証書、家の設備や建築関係のもの、お子さんの学校のもの、などなど。

・これから提出しなければならないものは出し入れしやすい場所にまとめておく
　※我が家はリビングのボックスに。
・家電取説は頻繁に見るなら出し入れしやすい場所に（いちいち見ないなら保管だけ、またはデータ保管に）
　※我が家では一部キッチン吊戸棚に。残りはデータ保管。
・取っておく必要はあるけど普段使わないものはしまっておけばOK
　※我が家は寝室クローゼット内。

このポイントを意識すれば、大事な書類が必要になったときもすぐに出すことができます。