突然異動が決まったら！40代ワーママが引継ぎですぐに行ったこと3つ

こんにちは、３人の子持ちワーママで、整理収納アドバイザー兼時短家事コーディネーター®Expertのkaehalonです。

今年は部活役員もあり例年よりも多忙を極めている中、突然の異動の内示。産休に入る女性がいてその玉突き事故にあったわけですが、もっと前からわかっていたはずなのに伝えられたのは彼女が産休に入るまでもう2カ月を切った頃。自分の仕事も引継ぎをしながら、彼女から引継ぎを受けるというアップアップな状況に陥っています。

多忙でどんどん人が辞めていくことでも有名な部署で10年間サポート業務を続けていた彼女の替わり。時短で残業ができない私がその仕事を引き継ぐにあたってすぐに行った3つのことをご紹介したいと思います。

引継ぎ業務の精査をする

業務を引き継ぐに当たって、まず行ったのはこの業務を必要としているのは誰で、作成する書類やデータが本当に使われているのかという確認・精査です。一度必要とされて始めた業務を止めるのは難しいものですよね。でも、誰が使っているのか、本当に必要とされているのかを自信をもって答えられない業務は、仕事のモチベーションにも関わります。

引き継ぎを受けながら、必要性が曖昧なデータや資料については、1つずつ送付・提出相手に使用の有無・頻度・必要性の確認を入れていきました。

予定表でマニュアル作成をする

40代も半ばとなると新しい業務は簡単に頭には入ってきません。そしてマニュアルを悠長に作成している暇も今回はありません。そこで行ったのが予定表を簡易マニュアルにするという方法。毎日、月1、週1と定期予定として1年間繰り返して予定表に出てくるようにして、簡単な業務内容（極力文章少な目、スクリーンショットを活用して一目でわかるように作成）、参考にするメールの添付、使用データの保管先のリンクを入れて設定。

予定表入力でマニュアル作成の時間を最小限にし、探すという手間を完全に省き、業務を忘れるという可能性を潰す効率重視の方法です。1年同じ業務を繰り返せば完全に頭に叩き込まれるだろうと信じていますが、1年後まだ忘れる可能性があるような場合は定期予定を延長させるつもりです。

資料は自分仕様に作り変える

引き継いだ資料が非効率と感じたら、最初にかける手間は惜しまないことにしています。人が作った資料は、既に出来上がっているので資料を作る手間は省けるかもしれませんが、どこをどう触るとどこに影響するのかというのが把握しにくいためミスが発生しやすいというリスクがあります。

最初に多少時間がかかりますが、基本的に資料は自分仕様に作り直します。手入力は無くして、データとの照合を行うだけで使える資料に作り変えることで後々の業務時間削減を図ります。

40代ワーママが突然異動が決まったら！

40代ワーママに突然の異動の内示。短期間で効率を上げて業務引継ぎを受けるためにまず行ったこと3つをご紹介しました。突然の異動に思う所はあるけれど、会社に文句も言いたいけれど、まずやるべきは仕事の見通しを立たせること！

残業ができないことを前提に、必要性の低い業務を削ぎ落とし、業務の漏れを防ぐ簡易マニュアル作成、自分仕様に資料作のり直しを行っています。仕事の見通しが少し立ってきたので次に行うのは上司や同僚と打合せて業務調整。突然の異動には色々思う所はありますが自己能力UPに繋がると信じて、仕事の糧にしていきたいと思っています。

■この記事を書いたのは・・・kaehalon
3人の子どもをもつワーママ。整理収納アドバイザー1級、時短コーディネーター®Expertの資格を持つ。忙しい毎日を心地よく過ごすために、時短家事、収納、片付け、お気に入りアイテムなどについて発信中。