今年度本部役員奮闘中！PTA活動をスムーズにまわすために「やるべきこと」って？

こんにちは。クルーズ船乗組員時代の狭小船室生活を経て、シンプルな暮らしを実践中のサンキュ！STYLEライター・Kota（コタ）です。

そろそろ来年度のPTA本部役員（＝会長をはじめとした主要メンバー）を決める学校も多い時期ではないでしょうか。「時間と労力がかかる活動」というネガティブなイメージが強く、引き受けるには覚悟が必要ですよね。

わが家の娘たちは現在小学5年生と2年生。学校の様子がだいぶ分かってきたタイミングで思い切って本部役員に立候補し、今年度、校外委員長（地区委員長）を務めています。娘たちが通う公立小学校では、この役職は一度経験すると、以降は本部役員を永年免除されるくらいの仕事量。

そんなコアメンバーを経験して、「これをやるとPTA活動がスムーズにまわる！」と実感している2つのことをご紹介します。

「コレって本当に必要？」と疑ってみる

役員になってまず感じたのは、代々受け継がれてきたやり方がとにかくそのまま、ということ。役員は毎年交代するうえ、仕事や家事で忙しい中での活動なので、変える余裕がないのは当然かもしれません。

でも、ちょっと立ち止まって各業務の本来の目的に立ち返ってみると、必要以上に大がかりになっているものや、目的からズレているものに気づけるはず。学校や関係各所との調整はマストですが、今年度はそうしていくつかの業務をやめたり、簡略化したりすることができました。

削減するだけが解決策ではないけれど、PTA活動だって時代に合わせたアップデートは必須。「何となく例年通りにやる」のではなく、「必要だからやる」業務をひとつでも増やせると、PTAをより自分ごとにできて、やらされている感も薄れると思います（わたしはその効果を感じたひとりです）。

無料のデジタルツールを活用する

学校はまだまだ紙ベースでの連絡が多い印象。でも、無料で多くの保護者が抵抗なく使えるデジタルツールなら、PTA活動には積極的に取り入れたいところ。

実際にわたしがよく使っているのは次の3つです。

【LINE】のノート機能

掲示板感覚で使える、情報共有機能。係ごとにLINEグループをつくってやり取りするのは定番だと思いますが、議題によってはノートにまとめると、見返したい時に便利です。作成方法も簡単で、トーク画面上部の【≡】→【ノート】をタップするだけ。

通常のトークのように流れてしまわないので、必要な情報が見つけやすいのが◎。画像やリンクの添付もOKです。新規登録などの手間がなく、多くの人が使い慣れているLINE内の機能というのも大きなメリット。

Googleフォーム

アンケート類は、Googleフォーム頼み。紙ベースで行う場合、印刷・回収・集計・破棄と多くの手間がかかりますが、Googleフォームを使えば、必要な作業はほぼ「集計」だけ。その集計もワンクリックで結果が表示されるので、実際には回答内容の確認のみでOK。

時間と労力を大幅に減らせるので、一番重要な「回答内容の分析」にしっかり時間を割けるようになります。アンケートは先の活動をより良くするための手段。アンケートをとること自体を目的にしないためにも、デジタルの活用は有効だと思います。

ChatGPT（チャットGPT）

「PTAからのお知らせ」関連のたたき台をつくるのに便利。シチュエーションや条件を指定すれば、そつのない文面を瞬時に作成してくれます。

あとはそこに手を加えて、より適した内容にアレンジしていくだけ。ゼロから文章を考えたり、インターネットで文例を検索したりするよりも圧倒的に時短です。

さいごに：こまめなコミュニケーションも忘れずに

PTA役員は、実際にやってみるとやっぱり大変なのが正直なところ。でも、ご紹介した2つのポイントをおさえることで、業務に追われる感覚はかなり軽減されました。

また、デジタルツールの活用とは逆行するようだけれど、学校の先生方やPTA会長とこまめにコミュニケーションをとるのも大切なポイント。日ごろからちょっとしたことでも共有しておくと、大きな議題にもスムーズに取り組めて、「一緒に解決しよう！」という前向きな雰囲気が生まれる気がします。

◆記事を書いたのは・・・Kota（コタ）。
小2と小5の姉妹の母。元クルーズ船乗組員で、狭小船室生活＋約4ヶ月の乗船勤務時の荷物は、60Lスーツケース1つぶん。

厳選したもので暮らした当時の経験と、10年以上の完全ワンオペ生活から、「ワンオペでも無理なくまわせるシンプルライフ」をモットーに、暮らしをちょっと良くするための試行錯誤を発信しています。