PTAや保護者会の連絡・運営をスムーズに！お役立ちのアプリ3つ

こんにちは、３人の子持ちワーママで、整理収納アドバイザー兼時短家事コーディネーター®Expertのkaehalonです。

一昨年、昨年とPTA役員として部を運営し、今年は部活の保護者会役員をやっています。子どもの学校生活が垣間見れるという意味で有意義ではあるのですが、仕事をしながらの役員活動は時間のやりくりが大変。

業務を効率化し、運営をスムーズに行うために活用しているアプリを3つご紹介したいと思います。

LINE（ライン）

やはり多人数での連絡手段として便利なのは誰もが使っている無料アプリの「LINE」。お知らせや案内文書を児童経由で配布・回収していると紙を紛失してしまったり、渡し忘れがあると情報を確認する手段がなくなってしまいます。変更事項を即座に連絡したい場合にも紙での連絡は時間がかかって不便。

LINEグループを活用すれば時間や場所の制限なしで、いつでも連絡を行うことができるのでとっても便利。多数決を取りたい場合には「投票」機能、みんなの一番参加率の高い日程を確認したい場合には「日程調整」機能、活動写真の共有には「アルバム」機能を使っています。

※個人のプライベートアドレスを共有したくないという方もいるので注意は必要です

Canva（キャンバ）

元々Instagramの表紙やLINEグループのアイコンを使うのに活用していたのが「Canvaフリー」。もっと幅広く活用してみたいアプリではあったものの、有料会員になるほど使いこなせる自信はなかったアプリでした。

今年は役員書記として作成するチラシと案内文書、会社用に作るプレゼン資料が多数あるため使う価値ありと判断。トライアルを試した上で今年1年と決めて有料版の「Canva Pro」に切り替えました。

1億点以上の写真やストック素材、61万点以上のテンプレートから検索して使用できるので、素材を探す時間が短縮でき、イメージ通りのものを簡単に作り上げることができます。作成した文書のリサイズも簡単。PDFだけじゃなくPower Point形式でも保存ができるので便利です。

Google Form（グーグルフォーム）

紙やLINEで回答を集めるとデータを手入力する必要があります。手書きのものは字の癖によって読めなかったり、入力の際にインプットミスをする可能性が！そんな不便を無くそうと使い始めたのがGoogleフォーム。Googleのメールアドレスを持っていれば誰でも無料で使え、手軽にアンケートフォームを作成できるサービスです。

保護者氏名や児童のクラス・氏名を回答してもらえば入力する手間が不要に。保護者会やその他イベントごとの出欠やアンケートを回答してもらえば、自動集計・グラフで回答を確認できます。

アクセス管理で他の役員を追加すれば、回答結果をリアルタイムで共有することもできて便利です。

役員活動を効率化できるアプリ3つ

役員活動を効率化し、運営をスムーズに行うために活用しているアプリ3つをご紹介しました。

情報共有の手段が紙のみの場合は、紛失の可能性があり、連絡が行きわたるのに時間がかかります。メールの場合は、迷惑メールに紛れてしまったり、メールの山に埋もれてしまう可能性があります。アプリを活用すれば、情報管理や情報共有の手段が1本かされ便利で効率的になります。簡素な案内文やお知らせはWordやExcel、Power Pointでも十分なのですが、アプリを使うと簡単にプロ品質のものが作ることができます。

役員活動で大変なのはやっぱり「時間」と「とりまとめ」。使えるツールは活用してスムーズに行っていきたいですね。