【これやめて】書類を管理する時におすすめしない一番のこと

こんにちは。
札幌に住む整理収納アドバイザー渡部夏代です。
やりたくなる片づけ。
毎日の片づけを楽しく続けるためにできることをいつも考えております。

ご自宅にある書類を整理して管理していく時、方法はたくさんあります。
どんな分け方をするか？どんな保管方法にするか？
ここに正解不正解はなく、自分に合ったやり方を見つけることが大切。
でも、これは絶対にやらないほうがいい！と思うことがあります。

封筒に入れて保管するのはやめたほうがいい

郵便などで届いた封筒に入れて保管しておくことがあると思います。
封筒がそのまま収納用品になって便利そうな気がします。
でもこれは激しくおすすめしません。
理由は4つあります。

1、どんな書類か確認しにくい

封筒の中に入れてしまうと書類が見えなくなってしまいます。
中が見えないと確認するためには、封筒から出さなくてはならないので余計な手間がかかります。
最悪、どんな書類だったかを完全に忘れてしまいます。
提出しなければならない書類なのに、うっかり期日を過ぎてしまうなんてことも起こりやすくなります。

2、不要な書類もそのまま入れっぱなしにしてしまう

例えば、郵便で届いた書類には、必要な書類の他にすぐ捨てても良いチラシなどがあります。
いつも封筒に入れておくことが常だと、つい全部封筒に戻してしまいます。
結果、不要な書類がむやみに溜まってしまいますし、「不要な書類を捨てる」という習慣がなかなか定着しません。

3、封筒がA4サイズからはみ出してしまう

A4サイズを入れる封筒の大きさは角2サイズです。
その封筒に書類を入れて、他のA4サイズの書類と一緒に並べておくとはみ出してしまい不格好です。
のりしろの部分もビロビロしてはみ出しやすいです。
結果雑多な印象になってしまいます。

4、厚みが増す

封筒に入れるには、封筒そのものの紙として2枚分の厚みが増します。
封筒が何枚もあるとそれだけ厚みが増して保管のスペースを使います。
とくに、A4を3つ折りにした長3封筒だと最悪です。
中に入っている紙の厚さも3倍になってしまいます。

おすすめは分類しやすく、中身をすぐに確認できるファイル用品

クリアファイルなら透明タイプが良いです。
可愛いからと言って、中身が見えないキャラクターなどのクリアファイルはおすすめしません。
それから封筒に入れて取っておきたい人の中には、封筒に差出人の名前が書いてあるから確認しやすいから良いという方もいます。
確かに差出人を確認しやすいですけど、上記の4つの理由から、やはり封筒のままはおすすめしません。
どうしても差出人の記録をしたいのなら、差出人の名前を切って、保管する書類と一緒にファイルすると良いです。

保管の目的を考えて、来たらすぐに処理する

書類は郵便で来た時など、自分の手元に来た時点ですぐに処理することが重要です。
不要な書類はすぐに処分します。
そしてなんのために書類を保管しておくのか？目的をしっかり意識します。

この記事を書いたのは・・

札幌　整理収納アドバイザー渡部夏代

子どもの頃から片づけが好きでした。
自分の部屋の模様替えを何度も行った子ども時代を過ごしました。
大人になって家庭を持つようになってからも片づけ好きは変わらず。
子育てしながら、だんだんと増えていくモノとどう向き合っていくか試行錯誤を繰り返しました。
整理収納アドバイザーという資格があることを知り、「まさに自分のためにある資格だ！」と飛びついて資格を取得し、現在に至ります。