書類があふれかえる原因と種類、それぞれの対策

ご自宅でこのようなことはありませんか？
テーブルの上にはプリントが山積み。棚の中も書類がぎっしり。
どこもかしこ紙であふれかえっている。
そして、「あの書類はどこにしまったかな？」と探す日々。

あふれかえる理由とその種類

それは、行先が決まっていない書類が放置されているから、という場合が非常に多いです。
書類の行先の例は以下の通りです。
1.処理する書類
2.保管する書類
3.廃棄する書類

1.処理する書類

例としては、振込用紙や出欠の返信、申請手続き書類などです。
届いた瞬間にすでに期日が迫っていてすぐに処理しなけらばならない場合はすぐに行います。
すぐ処理しますのであふれかえる原因にはならないです。
しかし、期日ギリギリということは実際にあまりなく、たいてい余裕を持って届きます。これがあとで問題になります。
「今すぐじゃなくてもいいから、とりあえず」と言って保留にし、その辺に放置してしまいます。すると後日探し回るハメになります。

2.保管する書類

例としては、保険証書や取扱説明書です。
保管するので、これも「今すぐじゃなくてもいいから、後でゆっくりやろう」となって保留・放置。
後日必要になった時に見つからなくなります。

3.廃棄する書類

例としては、処理する書類や保管する書類に付随されている広告などのチラシです。
広告やチラシ自体は処理も保管も必要ない書類です。
しかし、処理する書類や保管する書類を「とりあえず」と保留した時に一緒に保留にしてしまいます。
すると必要な書類を探す時にこれらが邪魔して、みつけにくさに拍車がかかります。

対策

1.処理する書類は、「いつまでに」という期日がすぐにわかるようにしておくと良いです。
「今月中」「今週中」などのグループを作ってまとめておくという方法もあります。

2.保管する書類は、「どんな書類か」というジャンルがわかるようにまとまりを作ります。
「家電」「保険」「学校」といったカテゴリー、あるいは「夫」「妻」「子ども」など、何かしらのルールに則ったまとまりです。
「キッチン家電」「オーディオ」など細かく分類するのも良いですが、いきなり細かくやり過ぎると途中で挫折してしまいやすいです。
慣れない最初のうちは「少なくともこのまとまりの中にある」くらいのざっくりで十分です。

3.廃棄する書類は、家に入ってきたその瞬間に処理します。
ダイレクトメールなど単体で届く紙はすぐに処理しやすいのですが、重要な書類にくっついてくる広告やチラシが落とし穴です。
これらも重要な書類と一緒にとっておいてしまうと、紙の量が増えますし、探す時のじゃまになってしまいます。
手にしたその場で要不要を区別して不要は処分します。

さらに心しておきたいポイント

書類を整理すると半分くらいまで減るケースが多いです。
必ず半分にしなければならないということではありませんが、それくらい不要な紙であふれているケースが多いです。

また、書類を保管する時、封筒に入れておくのはおすすめしません。
中に何が入っているか出して見ないとわからない状態だと非常に見つけにくくなります。
探すのに時間がかかればかかるほど書類整理に苦手意識を持ってしまいます。
同じ理由で色柄のついたクリアファイルにも入れないほうが良いです。

必要な書類をすぐに取り出せるように管理していくと、あちこち探すムダな時間がなくなります。