目が泳がない！色で見分けてすぐに探せる書類整理の極意

書類を個別フォルダーに入れて保管する時は、ラベルを表示してそこを見れば何が入っているのかわかるようにします。
しかしフォルダーの数が多くてラベルだらけだと、目が泳いで見つけにくくなってしまうことがあります。
対策として、書類のまとまりを作ってさらに色別で管理する方法があります。
私が使っているハンギングフォルダーの使い方をご紹介します。

ハンギングフォルダー

左右にフックが付いており、ファイリングキャビネットの引き出しのレールに引っかけて使います。
ファイルボックスに入れて使うこともできます。

上記の画像はその応用で、ごみ袋を保管する使い方もあります。

まとまりを作って色別で管理する

書類を入れたら、右側のラベルには何の書類かわかるラベルを付けます。
この画像は、トイレと洗濯機の取扱説明書、保証書・CD、3つの赤いフォルダーがあります。

これらは、「家電・設備」というまとまりにして左側にラベルを付けました。
「電気を使う製品のまとまり」で、“私なりにしっくりする”分類です。

小型家電の取説はすぐ廃棄するので、保証書やインストール用のCDだけ一定期間まとめて保管するために「保証書・CD」というフォルダーを設けました。
他にあるとすれば冷蔵庫や掃除機もこのグループになりますが、これらはpdf保存しているので紙としての書類は持っていません。

他のまとまりには「通信」「住宅」「保険」などを設けました。

「通信」のまとまりには、スマホや光回線のフォルダーがあります。
「住宅」は不動産に関するフォルダー、「保険」は生命保険や損害保険のフォルダーです。

まとまりの作り方

例えば、お金に関する書類とひと言で表してもいろいろな種類があります。
そこで、自分の家にどんな種類があるか見ていくと、仮に銀行・クレジットカード・保険があったとします。
それぞれ3社ずつ持っていたとしたら、フォルダーは全部で9つです。
全てひとまとめにしておくとパッと見た感じ同じようなフォルダーがたくさんあるように見えて、見分けがつきにくくなります。

色分けの効果

そこで、銀行のグループ、クレカのグループ、保険のグループに分けて、それぞれに色を割り当てます。
そうすると、例えば「Dクレジットカードの書類を確認したい」となった時は、ピンクのグループを目印にして取り出せばよいです。
他の色は無視できるので、視線を動かしてあちこちに注意を払わなくてもよいので、目が泳ぎません。

いずれも、まとまりを作る時は、「自分にとっての秩序」がある状態で分類しております。
秩序だての仕方は、基本的な考え方があるものの、使い方によって変わってきます。一概に「これが正解」とは言えません。

色別にする効果は、なんといっても探しやすいことです。
探す時はその色のまとまりだけ見るようにすればいいので、お目当ての書類をすぐに見つけることができます。

戻す時も同じ色のところに戻せばよいので、戻し間違いが起こりにくくなります。
なお、色の数は限りがありますので、何色か決めて順番に繰り返します。その場合は戻す時に注意が必要です。

デジタル化と併用する

私は紙の書類はほとんど電子化してPCに保存していますが、それでも紙で残したいものもあります。
残したい書類を効果的にファイリングできるように工夫を重ねております。1年に一度はかならず見直しするようにしています。
どんなに分類をしても色分けをしても、量が多過ぎると探しにくさにつながりますので、むやみに増やさないようにして管理しやすく保管していきましょう。