【学校からの配布書類の整理】整理収納のプロはこんなふうに整理してみた！

この春から小学校２年生になる娘がいる整理収納アドバイザー、サンキュ！STYLEライターのきいろです。保育園時代から今までで保育園や学校から貰う書類の保管の仕方を２回変更しました。変更した理由やどんなふうに変えたかについて振り返りながら現在の書類の処理方法についてお伝えしたいと思います。

保育園の書類はデータにしていたけどまさかの理由でやめることに

娘が保育園の時は書類を持ち帰ってきたら、全てスマホで写真に撮り、夫宛のLIINEの中でアルバムを作り、書類の写真をアルバムにして、アルバムのタイトルを「2024/4 保育園」などにして夫婦で書類を共有していました。

夫にも書類を確認してもらえることと、外出先でも見れること、提出書類でなければスマホを確認すればわかるので現物の紙を手放しやすいことが良かった点です。

この方法は良かったのですが、小学校入学してから２ヶ月くらいでやめることになりました。理由は年上の夫の老眼が始まってスマホでは書類が見にくいと申し出があったからです。これは切実だと思い、スマホで書類の写真を撮ることはやめました。

書類のファイリングは分類が不十分で検索性がないと不便

スマホでデータ化するのをやめてからは提出が必要な書類は早めに提出し、内容を確認するだけで済む書類はすぐに手放し、学童の書類は１つのクリアファイルに、その他の小学校関係の書類は別の１つのクリアファイルへ入れていました。

月間の予定や給食の献立表などは壁に貼って月が変わったら手放し、その他の書類はクリアファイルを時々見直しして不要になったら古紙リサイクルに出していました。

でもこの方法は不便に感じるところがありました。書類の分類が不十分なため、不要な書類がないか時々見直しする時に不要でない書類も一緒に確認することになり、二度手間になっていました。

他にも検索性がないことが不便に感じました。子どもが感染症になった時は小学校を何日間お休みする必要があったかな？大雨警報や暴風警報がある時はどうするんだったかな？と気になった時に書類が探しにくいのです。

不便を直して分類して書類保管するようになって便利に

時期が過ぎたら捨てる書類と保管が必要な書類は分けてインデックス付きにすると書類の見直しがしやすいです

ファイルを分類することにしました。１つは時期が過ぎたら不要になる書類を入れるファイルです。「学校関係（時期が過ぎたら捨てる）」とラベリングしました。不要かどうか時々見返すファイルはこれ一つになり、これで定期的に見直す書類を絞ることができました。

もう一つのファイルはセリアで購入したインデックスがついたファイルを使用することにしました。６つのインデックスがついています。こちらには１年間保管する予定の書類を入れます。インデックスには「欠席連絡」「感染症」「災害時」などのラベルをつけて必要な時にすぐに見れるようにしました。

こちらのインデックス付きのファイルの中の書類は年度が変わるとまた新しく同じような内容の書類をもらうのでその時に差し替えることにしました。こちらに入れる書類は1年に1度見直しすればよくなりました。