【紙であふれる問題】家の中の紙で減らせるもの【デジタル化】
時代の流れで会社やご家庭でもペーパーレスが進んでおります。
買い物の支払いはキャッシュレスだし、電車や娯楽施設もチケットレスです。
戸惑いながらも少しずつ慣れてくると、今までどれだけ紙にあふれた生活だったかを思い知ります。
家の中にも紙はたくさんあります。
紙のままでとっておいたほうが良いものもありますが、デジタル化しても問題ないものもたくさんあります。
デジタル化は主にスキャナーで読み込んでpdfなどのファイルにします。
スキャナーは、本格的なものもあれば、小ぶりの手軽なものもあります。
iPhoneのメモアプリにもスキャン機能があります。
スキャンしたファイルは、PCやスマホまたは外付けの記録媒、あるいはクラウド保存します。
ご家庭の中にある紙でデジタル化しても良いと思うものを述べます。
学校などで配布されるお便り
学校や塾で配布される定期的なお便りは、ほとんどが期間限定の情報です。
その期間が終わればほとんどが必要なくなるものです。
給食だよりが代表的です。
スキャンしてスマホなどに取り込んでおけば、紙は廃棄できます。
これは真っ先におすすめする書類です。
取扱説明書（一部）
家電などの取説は私は2種類に区別しております。
①説明書を見ながら操作する可能性のあるものは紙のままで保管
例：洗濯機や電子レンジなどの家電 オーディオ系
②説明書を見ながら操作することはホボないだろうと思う説明書はpdf保存
例：換気扇など家の設備
説明書を片手に操作する機会があるかないかでデジタル化するしないを決めております。
また、当然のことながら既に処分して家にはない製品の取説は、スキャンする必要も保管する必要もないので廃棄します。
定期点検や修理の控え
ガスや電気の点検の時にもらう冊子などです。
点検が来たら前回もらったものは捨てて新しいのと差し替えるという方も多いと思います。
私も今までそうしていたのですが、そもそもその冊子を読むことはまずないです。
あるとしたら何か不具合があった時に、連絡先を調べたい時だと思います。
すぐにわかればよいので、置き場所はファイルの中かPCの中の違いなだけなので、pdfにしてPC保存で問題ありません。
レシート
レシートはすぐに処理します。
家計簿を付けていないなら即捨て。付けているならなるべく早く転記します。
「そのうち時間ができたら付けよう」←時間ができる日はそうそう来ないです。
カウンターなどに箱を置いてぎっしり溜め込んでいる光景がありますが、部屋の印象が悪くなるだけです。
すぐにスキャンしてしまいましょう。
ただし、確定申告などで紙のまま保管しておく領収書などは注意が必要です。
古い写真
昔の写真も早めにデータ化がおすすめです。
年数が経つと劣化してしまうからです。
大きなアルバムを何冊もお持ちでしたら場所もかなり使ってしまいます。
私は4.000枚ほどの写真をかつてプリンターのスキャナー機能でJPEGファイルにしました。
プリンターのスキャンスペックがあまり高性能ではなかったので、1枚スキャンするのに2分くらいかかっておりました。
気の遠くなる作業で途中で何度も放り投げそうになり、結局2年もかかりました。
ところが今時のスキャナーは読み取りも早いし画質も良いです。
scansnapを購入してもう一度スキャンし直したら1日1時間くらいの作業で1週間ほどで終わってしまいました。
あの苦労はなんだったのだろうと思いました。
まとめ
紙に書いてあることは全て「情報」です。
その情報は、必要か？
その情報は、次いつ使うのか？
その情報は、いつまで持っていればよいのか？
その情報は、思い出の要素があるものか？
その情報は、紙で保管するか、スキャンするか？
情報はなんためにあり、どういう風に持つのかが最適なのかを見極めます。
書類の整理は苦手と言う方は多いです。
モノの整理と比べると、地味だし1枚1枚確認の手間がかかる億劫さはあります。
しかし座ってできる作業なので体力を使わないというメリットもありますよ！
寒いこの時期、暖かい部屋でゆっくりやるのもおすすめです。
紙があふれて困っている方は、どれか1種類をまずスキャンしてみませんか？
この記事を書いたのは・・
渡部夏代（わたなべなつよ）
整理収納アドバイザー2級認定講師、企業内整理収納マネージャー講座認定講師、ファイリングアドバイザー認定講師。
小さなころから好きだった片付けが仕事になりました。
ご家庭の整理収納サービスの他、オフィスや店舗、倉庫などの５S活動も行っております。
